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生鲜配送公司如何预防采购腐败?

时间:2024-05-20 08:45来源:

作者:浏览量:90

采购腐败是所有公司的噩梦。有时,腐败是显而易见的,但通常是微妙的,看起来无害,比如当一个供应商给公司的采购部门送小礼物。采购腐败即使看起来无关紧要,也会影响到你公司的底线和声誉。不过,如果保持警惕,还是有办法预防的。


我们主要从采购前、采购中和采购后三个阶段分享把控采购黑洞的方法。

一、采购前:企业反腐的最有效控制阶段

1、事前预防

制定对应的采购管理规范,令行禁止,做了不一定马上有用,不做就一定没用,至少秋后算账也是有依据的,只有成文字化后才能被记住、宣导和遵守。管理规范的制度化和仪式化也是很重要的,国内某些餐饮巨头规定,一旦发现吃回扣,哪怕是一斤肉,都要立即进行辞退,并且没有任何补偿。

对于采购一旦发现严重的回扣腐败问题,一定要敲锣打鼓宣传,进行全员的再教育。尽可能的招聘到品格优秀的采购人员,并做好清晰的岗位职责要求也是有效预防采购腐败的方法。

2、约束供应商

你在初期筛选供应商时应该严格把关,比如合作的条约里加大供应商行贿的成本,发现行贿直接扣除对应比例的货款,按照回扣金额的比例,或者账款的比例进行扣除。严重的甚至直接拉黑,查证后也应该把大概的情况在所有供应商里面进行通告批评,起到敲山震虎的作用。


3、廉洁声明

配送企业可在各个业务洽谈室或采购工作区墙面上,标识有“廉洁警示牌”,提醒来访供应商:如遇本公司人员有索贿、故意刁难等行为,可用电话、短信以及匿名信等方式进行举报。对于公司内部人员,参加有业务往来的供应商的宴请活动,必须提前请示,在得到批准后方可参加,如果私下接受宴请,一经发现将予以内部处分。

宴请的费用标准上,也要确定好报备的标准和红线的标准(供应商赠送东西的价值),通过对采购人员的行为监管,既保护了采购人员,又降低了供应链的灰色成本,还能赢得供应商的尊重。

4、高层互访

供应商能够站着赚钱又何必跪着乞讨,高层互访可以避免采购对供应商进行要挟,这样跳过采购人员直接与供应商建立长期的合作,只要价格品质各方面都能满足预期。

5、绩效管理

有些采购员吃回扣,一个原因是薪资待遇比较低,二是没有相应的激励空间,就成了想马儿跑到快又不给草吃。也有供应商非常擅长挑拨采购和公司的矛盾,询问薪资是多少,承诺高于薪资的回扣,甚至以介绍其他配送公司采购工作为名,打消采购员被开除失业的顾虑,薪资还比现在的高。

所以设置合理的绩效就会显得尤为重要,把采购员带来能量化的效益分一部分给到采购,也可以叫“合法回扣”,只不过这个回扣是公司给的,员工也会更感谢公司。


二、采购中:事中控制,动态的管理

1、内部审计

不定期不通知进行审计,前提是找到自己信得过的人去做,对采购人员的行为进行抽查,一旦发现腐败问题就进行处分,供应商也会拉入黑名单,并扣除相应货款,并将结果通告给所有供应商,以起警示作用。

2、价格稽查

冒充其他公司采购角色去市场上进行摸底询价,核心是为了辅导和促进工作,看价格把控是能力的问题还是腐败的问题,没能力把价格砍下来,和不砍价格拿回扣还是有区别的。

3、内部轮岗

建议3-6个月轮岗一次,既能提升了综合采购能力,也可以防止采购和供应商接触太久滋生腐败,内部轮岗还能提升员工的工作积极性,并且更容易发现腐败问题,比如A采购之前负责叶菜类,毛利低损耗高,轮岗换成B采购之后,各方面都有大幅改善,这种历史数据对比起来是非常直观的。

4、AB角色采购

一个品类由两个采购人员负责,都向外询价,哪个便宜就选择哪个,使采购员内部进行竞争关系,用降低的成本来均摊增加的采购人员工资。


 三、采购后:建立优化的长效机制

1、定期的复盘采购工作数据

定期的复盘采购工作数据,既可以达到优化的目的,也能通过这种复盘交叉验证一些管理细节。每过一段时间进行供应链管理的优化,比如增加供应商送货的比例,部分标品之类的通过招标选择供应商,做好市场价格波动较大商品的备用供应商。

2、采购权力的适当分散

把采购按照“采”和“购”进行分割。需采购的货品按性质划分。标准产品不管金额大小尽量让供应商直接供货,如此也不会引诱采购犯罪。不能投标采购的蔬菜水果等,不论金额多大,要直接交个最懂行的采购人员。优化你的采购流程制度,甚至让你的供应商,每天通过采购系统里面的app直接进行报价。

配送企业老板,也不应把太多的精力放在防腐上,水至清则无鱼,核心还是降本增效,更多的是考虑怎么提升采购的专业性上。



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