应收账款是指企业在正常的经营过程中因销售商品、提供劳务等，应向购买方收取的款项，应收账款是伴随企业的销售行为发生而形成的一项债权，应收账款表示企业在销售过程中被购买方所占用的资金。

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应收账款应及时催收，催收过程会用到下述三种文件：

一、对账单

很多企业都有定期对账制度，每隔一定期限如一个月或三个月就向购买方发送对账单，卖方在对账单上写明发票编号、交货数量、单价、总价、已付金额、未付金额等，签章后发给买方，买方核对认可后签章返回给卖方。

通过定期对账可以达到如下目的：

一是沟通合同执行进展情况，及时确认合同履行状态；

二是双方确认欠款金额及支付时间，便于今后结算；

三是如果买方不支付，将来起诉时可作为证据。

 对账单主要包含哪些内容呢？主要包括如下：

1.买方和卖方的公司全称、联系人及联系方式等；

2.对账起止日期，长期持续供货的，需写明对账开始日期及结束日期，表明对账单中信息是在某一期间内发生的，供货不频繁的，也可不写对账起止日期，按双方已签的一个或多个合同来对账；

3.卖方写明合同编号、产品名称、数量、单价、总价、交货时间或到货时间、验收日期、已付金额、未付金额等，要求买方及时核对；

4.买方经核对如果发现不符，可在对账单上写明不符金额；

5.对账单上还需写明，对账相符情况下，买方应及时付款。

二、催款函

对账一次或几次后，买方仍不支付欠款，则有必要发催款函了。催款函是一种单方文件，是付款方未按约定支付款项时，收款方经常使用的催付通知书。

催款函通常包括以下内容：

欠款公司名称、欠款事项、欠款时间、欠款金额、催款方的银行账号、最后付款期限等，此外，催款函尾部可以增加欠款方经催款函提醒仍不付款，催款方不得已采取法律措施解决时有权依据合同或法律规定加收利息、违约金、律师费和诉讼费等表述。

三、律师函

如发催款函后，欠款方仍然没有动静，此时行动就要升级，动用外部律师帮助发律师函，此时的律师函专指外部律师接受收款方的委托发给欠款方的要求欠款方及时还款，否则会承担法律责任的通知函。律师函由专业律师根据事实和法律来起草，结尾由律师签名并加盖律所公章。

如果欠款方收到律师函后做了回复，收款方应根据其回复内容，积极和对方沟通协商解决。实践当中，欠款方作出书面回复的较少，电话回复的有，所以在律师函的联系方式中一定要留多种联系方式，以便对方联系方便。在对方电话回复时，如果条件允许，尽量做好录音取证工作，录下对方认可欠款的语音内容。

录音能否作为证据？答案是可以的，虽然未经他人同意进行录音，但是并没有侵害他人合法权益，也没有违反法律禁止性规定，是可以作为证据使用的。

如果律师函发出去以后，对方没有回复，这时候需要考虑是否采取进一步行动，一般律师函在结尾部分都会要求对方在“指定的时间内，做出相应的行为，否则采取法律措施解决”的字样。

对账单是双方签章文件，但如果买方收到对账单后不对账也不签章返回，则有必要直接发催款函或律师函了，催款函和律师函是单方通知文件，需要对方签收，上述三种文件都可以起到在提起诉讼或仲裁之前，中断诉讼时效的作用。